La convocazione.

Primo problema: chi deve convocare l’assemblea?
Di regola l’organo amministrativo, per la precisione consiglio di amministrazione o il consiglio di gestione (nel sistema dualisitico), e ciò accade di loro iniziativa per adempiere ai doveri che derivano dalla legge o dallo statuto.
Ma è previsto che l’organo amministrativo debba convocare l’assemblea almeno una volta all’anno entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non oltre 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, anche se si può stabilire un termine maggiore quando si tratta di società tenute alla redazione del bilancio consolidato o lo richiedano particolari esigenze dovute alla struttura o all’oggetto della società.

L’organo amministrativo ha quindi, nei limiti di legge, la competenza alla convocazione dell’assemblea, ma i soci possono obbligare gli amministratori alla convocazione, quando questa sia richiesta:
1) dal decimo del capitale sociale nelle società che non fanno ricorso al capitale di rischio;
2) dal ventesimo del capitale sociale nelle società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio.

In tutti e due i casi lo statuto può prevedere una percentuale minore.
Non è ammissibile tale richiesta da parte dei soci, per argomenti sui quali l'assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta.

Se gli amministratori, in seguito alla legittima richiesta dei soci, convocano l’assemblea, tutto a posto, ma può darsi che non lo facciano.

E allora saranno gli organi di controllo che provvederanno alla convocazione (sindaci, consiglio di sorveglianza, comitato di controllo sulla gestione) che dovranno convocare l’assemblea. Ma se nemmeno questi organi vi provvedono, e allora interverrà il tribunale (su ricorso dei soci) che dove ritenga ingiustificata la mancata convocazione, la ordinerà con decreto, designandone il presidente.
Immaginiamo, però, che l’organo amministrativo decida di convocare l’assemblea, ma sorge un altro problema: dove convocare l’assemblea, e quindi, dove devono riunirsi i soci?
Se lo statuto non dispone diversamente, nel comune dove ha sede la società, e ciò vuol anche dire che non necessariamente deve essere convocata nella sede della società, quindi anche nella sala congressi di un albergo, cosa probabile quando i soci sono molti.

Abbiamo visto dove e in quali occasioni si dovrà convocare l’assemblea, ma non abbiamo certo finito di illustrare il procedimento assembleare, perché dobbiamo chiederci: come, con quali forme sarà necessario convocare l’assemblea?

In primo luogo sarà necessario avvertire i soci, e quindi l’organo amministrativo dovrà inviargli un avviso di convocazione con l'indicazione del giorno, dell'ora e del luogo dell'adunanza e l'elenco delle materie da trattare. Nell'avviso di convocazione dell'assemblea può essere fissato il giorno per la seconda convocazione.
Questo avviso deve essere pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica o in almeno un quotidiano indicato nello statuto almeno quindici giorni prima di quello fissato per l'assemblea. Se i quotidiani indicati nello statuto hanno cessato le pubblicazioni, l'avviso deve essere pubblicato nella Gazzetta Ufficiale. Per le società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, le modalità di pubblicazione dell’avviso sono definite da leggi speciali. Una procedura decisamente  gravosa, ma  è prevista in via generale e, soprattutto, per le società che non fanno ricorso al capitale di rischio,  lo statuto può prevedere la convocazione mediante avviso comunicato ai soci con mezzi che garantiscano la prova dell'avvenuto ricevimento almeno otto giorni prima dell'assemblea. Una raccomandata A.R. o anche un invio tramite posta elettronica certificata può andar bene in questi casi.
La funzione dell’avviso è intuitiva, far conoscere ai soci della convocazione dell’assemblea, ma anche renderli consapevoli degli argomenti da trattare, in modo che possano prepararsi a votare.
Può darsi però che non siano state rispettate le forme richieste per la convocazione, e quindi la delibera stessa rischia di essere invalida, mentre se la delibera è presa senza che vi sia stata la convocazione, sarà nulla.
Nel caso, quindi, in cui la convocazione vi sia, ma senza le formalità previste (ad es. manca l’ordine del giorno) si potrà comunque tenere regolarmente l’assemblea a condizione che sia rappresentato l'intero capitale sociale e partecipa all'assemblea la maggioranza dei componenti degli organi amministrativi e di controllo. Si parla in questi casi di assemblea totalitaria, ma in queste ipotesi ogni partecipante può opporsi alla discussione degli argomenti sui quali non si ritenga sufficientemente informato. Si dovranno poi tempestivamente informare delle deliberazioni assunte dall’assemblea ai componenti degli organi amministrativi e di controllo non presenti. È vero però che anche nel caso di assemblea regolarmente convocata, i soci che rappresentano almeno 1\3 del capitale sociale possono chiedere il rinvio dell’assemblea non oltre cinque giorni, se dichiarano di non essere sufficientemente informati sugli oggetti della delibera, un potere di rinvio che non può essere usato più di una volta.

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